Reunión con Azul en el showroom de marquina:

Layout y Diseño del Espacio (Showroom)

• Despeje de la Sala: Se retirará por completo el mobiliario actual de la sala para liberar el espacio.

• Configuración de Sillas: Se acomodarán en forma de media luna / círculo para generar un impacto visual envolvente y facilitar el flujo.
  Modelo elegido: "Silla Viena Beige" (metal dorado/beige, provistas por un proveedor en Puebla). Tienen descansabrazos y miden entre 54 y 60 cm.
  Distancia: Se mantendrán entre 50 y 80 cm de separación entre cada silla para que la guía pueda caminar entre ellas sin interrumpir la meditación.

• Descartes: Se elimina definitivamente la idea de utilizar telas.

• Zona de Barra / Cobranza: Se ubicará al fondo una barra discreta con la pantalla/monitor, una tableta y la terminal para gestionar pedidos y compras al cierre del evento.

Dinámica de la Experiencia Sensorial (La Meditación)

• Los Capelos (Cloches de vidrio): Se utilizarán 6 o 7 capelos colocados sobre la ficha técnica de cada aroma (que incluye notas de salida, corazón, fondo y un código QR).

• Control del ambiente: Los aromas se atomizarán dentro de los capelos antes de que entren los invitados. Esto evita que el ambiente se sature de olor antes de tiempo.

• Flujo de la dinámica: Los asistentes mantendrán los ojos cerrados durante la meditación. Blanca pasará individualmente con los capelos para que cada persona perciba la fragancia en el momento preciso.

• Audiovisuales: La presentación en pantalla no tendrá mucho texto; las imágenes de los catálogos se convertirán en videos fluidos que acompañarán la música y la meditación de cada aroma.

Catering (Alimentos y Bebidas)

• Bebidas (Aguas Diluvium): Sabores nuevos, 100% naturales y sin azúcares. Se calcularán 15 botellas por sabor (45 en total) para asegurar stock.
  Logística: Deben mantenerse refrigeradas y sacarse justo antes de que comience el evento.

• Botanas: Se servirán botanas 100% naturales sin aditivos (alrededor de 30 bolsitas). Montaje: Se presentarán apiladas estéticamente en charolas doradas en el área de recepción/bienvenida exterior. Esto evita que el olor de la comida interfiera con la experiencia olfativa del interior.

• Personal: Se descarta la contratación de un mesero por tratarse de un grupo pequeño y de confianza.

Cierre del Evento y Regalos (Fidelización)

• Cajas de Regalo: Se entregará a cada asistente una caja brandeada que incluirá:
  Un Pillow Mist personalizado (del aroma que el cliente ya ha comprado previamente).
  Bolsitas de aluminio selladas al vacío con muestras en papel de los 6/7 aromas para el recuerdo posterior.

• Exhibición Visual: Se colocarán jabones artesanales de caléndula (120g) de verano como elementos de apoyo visual en el showroom.

Alianzas, Contenido y Post-Evento

• Nota sobre Marcas Aliadas: Ni Diluvium ni Mai Botanas están buscando generar contenido activo del evento. Raíces de Encina sí está interesada, por lo que se acordó crear contenido propio y compartírselo para que lo repliquen, realizando los tags correspondientes en redes sociales.

• Seguimiento: Al finalizar el evento, se enviará de manera automatizada un correo de agradecimiento y una encuesta de feedback (práctica habitual con los clientes) para evaluar la experiencia de cara a la segunda edición en el Hotel Milo.

Reunión con Blanca para discutir acuerdos generados con Azul en el showroom

Logística del espacio físico
Se decidió utilizar 10 sillas ergonómicas para maximizar la comodidad durante la sesión. Para personas no acostumbradas a meditar, la silla es la opción más viable para evitar distracciones. El diseño del espacio incluirá áreas específicas para presentaciones visuales, ventas y servicio de bebidas.

Configuración técnica y sensorial
La experiencia integrará aromas presentados individualmente y música ambiental controlada mediante plataformas digitales. La explicación técnica de fragancias se pospondrá hasta el cierre para priorizar la exploración sensorial.

• [MASSO Studio] Crear presentacion: Desarrollar el material visual completo para el evento de meditacion.

• [MASSO Studio] Reproducir musica: Ejecutar la reproduccion del audio durante la sesion siguiendo las senales de Blanca.

• [Blanca Rivera] Llevar boligrafos: Proveer los boligrafos necesarios para la actividad de reflexion de los asistentes.

• [MASSO Studio] Disenar folleto: Disenar el folleto informativo que se entregara a los invitados.

• [Blanca Rivera] Enviar cuestionario: Enviar los ejemplos de cuestionarios previos y las nuevas preguntas para el evento.

• [Blanca Rivera] Desarrollar preguntas: Redactar las preguntas finales para integrar en la hoja de reflexion.

• [MASSO Studio] Compartir presentacion: Enviar la presentacion completa a Blanca para su aprobacion final.

Reunión sobre logística del evento definiendo restricciones de marca, mobiliario y procesos operativos de limpieza.Resumen

Documentación y estrategia técnica
Se confirmó que la documentación del evento está lista para revisión. Se acordó visitar el espacio físico para definir precisiones estructurales antes de finalizar el documento oficial.

Restricciones y lineamientos operativos
Se limitó la participación de marcas externas exclusivamente a patrocinio en especie, prohibiendo la creación de contenido dentro del estudio. Se estableció el pago obligatorio de una cuota por limpieza posterior.

Ajustes de mobiliario propuestos
Se rechazó la idea de sentar invitados en el piso por motivos logísticos y de comodidad. Se buscarán alternativas de mobiliario que mantengan la coherencia estética de la experiencia.

• [MASSO Studio] Presentar visual botanas: Proporcionar imágenes de la presentación de botanas y el servicio para su autorización.
• [MASSO Studio] Replantear propuesta mobiliario: Elaborar una nueva propuesta de mobiliario que no requiera sentar a los invitados en el piso.
• [MASSO Studio] Definir medidas mobiliario: Incluir las medidas exactas del mobiliario propuesto para verificar su distribución en el estudio.
• [MASSO Studio] Pagar cuota limpieza: Realizar el pago de la cuota de limpieza mediante transferencia o efectivo 3 días antes del evento.
• [El grupo] Reunión seguimiento: Reunirse el lunes a las 12 para resolver los 6 puntos pendientes y revisar las propuestas actualizadas:

1. El objetivo debe ser más claro para que se pueda crear un VoiceOver.
2. Necesitan que hagamos una simulación para los procesos de registro.
3. ¿Cuántas personas somos? - 10 (invitados) + 5 (equipo) = 15 y en dónde los vamos a ubicar, es importante para Marquina tener muy claro quién está en cada espacio en todo momento.
4. Dónde van a quedar el servicio, dónde van a quedar los muebles y el merch.
5. Para las colaboraciones, las marcas no pueden crear contenido dentro del espacio para promocionar su marca.
6. El mobiliario que se propone para el evento no es el más recomendable. Quieren que propongamos otro tipo de layout para poder sentar a las personas.

Observaciones:

Para futuros eventos pedimos por parte de marquina un documento con los requerimientos, obligaciones y lineamientos para poder presentar de forma concreta una propuesta de evento con definiciones claras.