Este es un ejemplo del correo automatizado para la confirmación de reserva una vez realizado por el cliente o de manera manual en el sistema por uno de los colaboradores.

1. Estrategia Comercial y Gestión de Canales (OTAs vs. Venta Directa)

• Ajuste de tarifas en OTAs: Se acordó no absorber la comisión aproximada del 22% cobrada por plataformas como Expedia. Las tarifas en OTAs se incrementarán en proporción (por ejemplo, una habitación de $900 MXN se ofertará en $1,100 MXN en Expedia).
• Incentivo a la reserva directa: El sitio web del hotel y la atención telefónica ofrecerán un costo menor, promoviendo un ahorro directo de aproximadamente el 20% para los clientes que reserven por estos medios.
• Protocolo de atención telefónica y cotizaciones: Al recibir llamadas de clientes interesados, se les dará la opción de recibir un enlace para reservar ellos mismos o tomarles los datos vía WhatsApp para generar la reserva manual en el sistema. Se establecerán límites de tiempo para recibir el depósito antes de cancelar reservas pendientes.
• Fases de conexión de canales: Se mantendrá pausada la integración con OTAs (Expedia, Booking) hasta que la operación interna con Sirvoy y la venta directa en el sitio web estén 100% dominadas por el personal.

2. Operación del PMS en Dispositivos Móviles

• Plataforma Web Responsiva (Web App): Se confirmó que Sirvoy no requiere una aplicación descargable desde Google Play Store o Apple App Store. El sistema opera como una Web App adaptada a dispositivos móviles, tabletas y computadoras de escritorio.
• Monitoreo remoto: Guillermo y Maite podrán ingresar desde el navegador web de sus celulares al panel de Sirvoy para revisar la disponibilidad del calendario principal, las tarifas y las ocupaciones en tiempo real.

3. Arquitectura de Usuarios, Correos y Protocolo de Recepción

• Control e id del personal: Para fines de auditoría y deslinde de responsabilidades en cobros o modificaciones, se asignarán cuentas de usuario individuales para las empleadas de recepción.
• Cuentas de correo para usuarios: Se registrarán 4 cuentas de usuario para el personal operativo (ej. Lupita, Fabiola, Carmen, etc.). Para evitar el uso de correos personales y simplificar la gestión ante rotación de personal, los correos se vincularán a cuentas genéricas/institucionales controladas por la administración (ej. HCArecepcion1@..., HCArecepcion2@...).
• Protocolo de entrega de turno: Se establecerá la regla obligatoria de que cada recepcionista debe cerrar su sesión al terminar su turno para que el siguiente turno ingrese con sus propias credenciales.

4. Políticas Operativas del Hotel y Parámetros del PMS

• Dinámica del segmento hospitalario: Se analizó que gran parte de la clientela actual son familiares de pacientes de hospitales cercanos que pagan día a día.
• Gestión de bloqueos en calendario: Si un huésped no garantiza ni paga con anticipación los días posteriores de su estancia, el sistema Sirvoy mantendrá la habitación disponible para reserva en línea. Se informará claramente a los clientes que paguen por día sobre el riesgo de perder la habitación si otro usuario la reserva vía web.
• Reglas de estancia y promociones: La estancia máxima predefinida por reserva en el PMS es de 14 días. Se identificó la función para configurar tarifas de larga estancia, tarifas de temporada y cupones de descuento promocionales.
• Plantillas de comunicación: Rodrigo configurará mensajes y correos automáticos de confirmación en dos idiomas (español e inglés).

5. Acuerdos y Tareas Pendientes (Checklist)

Guillermo y Mayte

• Crear 4 cuentas de correo electrónico dedicadas para los usuarios del personal de recepción.
• Enviar a Rodrigo el paquete de fotografías de todas las habitaciones (las cuales se identificarán numéricamente: 1, 2, 3...).

Rodrigo:

• Configurar la cuenta de pasarela de pagos Stripe bajo el correo institucional del hotel.
• Generar y enviar el código de integración a la diseñadora web para incrustar el motor de reservas de Sirvoy en el sitio de WordPress.
• Redactar y dar de alta las plantillas de correo electrónico de confirmación automáticas en inglés y español.
• Cargar el resumen de avances, credenciales y bitácora en la página privada de seguimiento del cliente.

1. Diagnóstico y Situación Actual

• Operación y Reservas: El hotel está experimentando una alta ocupación ("burbuja" por temporada y eventos locales). Actualmente, el control de reservas se lleva de forma manual (libreta), lo que está generando conflictos de sobreventa (ej. cruces entre reservas físicas y la plataforma Expedia).
• Cobros actuales: Se utiliza la terminal física "Clip" para cobros con tarjeta en sitio.
• Presencia Web: Se cuenta con un sitio web con buen diseño visual (hotelitocasaanzures.com), desarrollado por una proveedora externa.
• Riesgo Crítico Detectado: Los propietarios actualmente no tienen el control, la propiedad, ni las credenciales del dominio en internet, lo cual representa un riesgo para la marca y limita las integraciones tecnológicas futuras. Además, funcionalidades como las reseñas de Google no están vinculadas correctamente en la página.

2. Solución Tecnológica Propuesta

Se descarta el desarrollo de una plataforma web desde cero (ej. Wix Studio) por ser excesivo para las necesidades actuales. En su lugar, se propone una solución híbrida enfocada en la gestión hotelera:

• Sistema de Gestión (PMS) - Sirvoy:
  Costo aproximado: $90 USD mensuales (aprox. $1,800 MXN para las 8-9 habitaciones).
  Ventajas: Automatiza las reservas, incluye calendarios de limpieza (housekeeping), portal para huéspedes y cuenta con sincronización nativa (Channel Manager) con OTAs como Expedia, Booking, Airbnb y Google Hotel Ads, eliminando el problema de la sobreventa.
• Pasarela de Pago Online - Stripe:
  Se integrará con Sirvoy para cobrar anticipos o liquidaciones de reservas hechas por internet.
  Comisión estándar: 3.6% + $3.00 MXN + IVA por transacción.
  Nota: Para cobros físicos en recepción, se seguirá utilizando la terminal Clip de forma manual y se registrarán en Sirvoy.
• Estrategia Web (Opción 2 - Recomendada):
  Mantener el diseño del sitio web actual (WordPress) por su estética y SEO, pero solicitar a la proveedora actual que incruste el motor de reservas de Sirvoy dentro de la página.

3. Estrategia de Precios y Comisiones

• Reestructuración de tarifas: Rodrigo aconseja que los precios públicos de las habitaciones (ej. habitación sencilla de $650 MXN) sean recalculados. El precio final mostrado al cliente debe incluir ya el margen de ganancia, los impuestos (IVA) y absorber las comisiones bancarias (Stripe/Clip/OTAs).
• De esta manera, el cliente paga un precio unificado sin cargos sorpresa, y si un huésped decide pagar en efectivo, el monto de la comisión se convierte en un ingreso extra (caja chica) para el hotel.

4. Acuerdos y Próximos Pasos (Action Items)

• Cotización de Implementación (Rodrigo):
  Rodrigo enviará una propuesta económica por el servicio de "Puesta a punto" (configuración completa del sistema Sirvoy). Este será un cobro único por el proyecto, no una iguala mensual.
• Creación de Cuenta Sirvoy (Guillermo y Maite):
  Los propietarios abrirán la cuenta de Sirvoy a su nombre (para garantizar que sean los dueños del software) y le otorgarán permisos de administrador a Rodrigo para comenzar la configuración.
• Reunión de Traspaso de Dominio (Todos):
  Guillermo y Maite agendarán una reunión con la actual proveedora web.
  Objetivo principal: Solicitar las credenciales y el control total del dominio hotelitocasaanzures.com.
  Objetivo secundario: Cotizar con ella la incrustación (código nativo) del motor de reservas de Sirvoy en el sitio web actual.
  Rodrigo asistirá a esta reunión presentándose como el nuevo consultor de sistemas del hotel, para apoyarlos técnicamente en la recuperación del dominio y supervisar las integraciones sin generar fricciones.